Reuniones efectivas para el claustro – Guía definitiva para conseguirlas

¿Cuántas veces has salido de una junta con la sensación de haber perdido el tiempo? Hoy hablamos de reuniones efectivas para el claustro, precisamente con el objetivo de no volver a salir de una con esa sensación. 

Y es que a lo largo del curso necesitamos reunirnos sí o sí con encuentros de todo tipo: reuniones de tutores, con alumnos y padres, reuniones de calidad, con los jefes de departamento, en sesiones de evaluación, reuniones one to one… 

Es por eso que saber cómo organizar reuniones efectivas es importante si queremos aprovechar el tiempo y hacer que estos encuentros realmente merezcan la pena. 

Reuniones felices, escuelas felices 

Una reunión no es más que un instrumento de trabajo en equipo que tiene como objetivo que las distintas personas que forman parte de él se comuniquen. 

Lo ideal es convocarlas de forma regular, teniendo en cuenta que la optimización del tiempo de las personas es fundamental para favorecer la felicidad del trabajador. 

Ten en cuenta que si convocas reuniones “porque sí”, sin un objetivo claro y simplemente porque es lo que toca, estarás cayendo en la “reunionitis”.

El problema de la “reunionitis” es el que provoca que  los asistentes salgan de las juntas con la sensación que hablábamos al comienzo de haber perdido el tiempo. 

Y lo mismo ocurrirá si no se sabe sintetizar, o si no se tiene una visión directa ante el tema a tratar. 

Un exceso de reuniones impacta negativamente en el bienestar en la escuela, y en este artículo comparto las herramientas que como directivo puedes implementar para convocar reuniones efectivas y felices. 

¿Qué características tienen las reuniones felices? 

  • Son reuniones ágiles en las que el mensaje se sabe sintetizar. 
  • Los asistentes se sienten importantes y tenidos en cuenta. 
  • Está bien organizada para que puedan cumplirse los objetivos. 
  • Todo ello consigue que no se pierda el tiempo, con lo cual se tendrá menos estrés y más felicidad. 

El papel del director o directora en la reunión 

En las reuniones, el organizador tiene un papel esencial, ya que es la persona que se encarga de gestionar la comunicación de todos los participantes. 

El papel del director o directora en la reunión ha de partir de la base de comprender los diferentes puntos de vista y mediar para que haya un entendimiento. 

Uno de los problemas que con más frecuencia se dan es precisamente este, la dificultad para moderar, así como la falta de atención de los asistentes. 

Para crear una reunión efectiva en la que no existan estos problemas, hay varias soluciones: 

  1. Utiliza los turnos para que todos puedan hablar sin entorpecer al resto. 
  2. Gestiona los tiempos en las conversaciones simultáneas para aceptar ideas generales. 
  3. A la hora de hablar, hazlo de forma convincente y argumenta de modo positivo. 
  4. Intenta sintetizar y no te explayes con detalles irrelevantes que distraigan. 
  5. Involucra a los asistentes y promueve la unión del equipo. 

Y recuerda que tu estado de ánimo es importante y que tienes la capacidad de transmitir tu energía, tanto para bien como para mal. 

Por eso es esencial tratar de mantener el equilibrio mental e impedir que la negatividad se apodere de la situación. Esto lo puedes conseguir concentrándote en lo que quieres transmitir y en cómo, teniendo siempre presente tu lenguaje corporal, y siguiendo los 8 pasos para las reuniones efectivas que te cuento a continuación.  

8 Pasos para las reuniones efectivas para el claustro

Antes de una reunión 

Las reuniones efectivas para el claustro comienzan antes de dar comienzo, siendo el primer paso determinar cuál es el objetivo y el tiempo necesario. 

Es recomendable crear un planning de la reunión, con los temas que se tratarán, la fecha y la hora de comienzo y fin. 

Has de tener en cuenta a quién convocas, pues no has de dejar ningún trabajador necesario para esa reunión, pero tampoco convocar a personas que no sumarán y perderán el tiempo sin trabajar.

Durante la reunión

Las reuniones efectivas son aquellas que proporcionan un proceso para que los equipos creen conexiones, se centren en soluciones de forma conjunta a través de la lluvia de ideas, y para elegir ideas que sean respetuosas y alentadoras para todos.

El enfoque para el desarrollo de las reuniones efectivas para el claustro que te recomiendo, esta basado en la Disciplina Positiva, y es el siguiente:

1. Introducción: comenzaremos especificando el objetivo de la reunión. También repasaremos los pasos de la metodología que vamos a seguir. 

“Hoy vamos a tratar el tema __________, y vamos a seguir estos pasos. ¿A quién

le gustaría comenzar con el Paso 2?” 

2. Objeto para hablar: puedes usar un objeto simbólico, como una pelota o un boli, para recordar que hablaremos por turnos. 

“Este objeto se pasará, en orden, como un recordatorio de que solo una persona habla a la vez y que todos tienen un turno.» 

3. Cumplidos o apreciaciones: puedes reservar un tiempo para hacer comentarios sobre el equipo. 

“Cada uno de nosotros compartirá una cosa que apreciamos de otro miembro del equipo. Yo Comenzaré. Me gustaría agradecer a __________ por _____________.” 

4. Agenda de la junta de equipo: una idea que puede servir muy bien es el de la agenda conjunta. 

“La agenda se colocará __________ para que todos puedan anotar los desafíos durante la semana.» (En futuras juntas, aquí es donde evaluaremos cómo funcionan las soluciones anteriores).

5. Enfoque en soluciones y lluvia de ideas: podéis hacer entre todos una lluvia de ideas para encontrar soluciones. 

«Por ahora solo estamos haciendo una lluvia de ideas para encontrar soluciones. Todas las ideas serán escritas. Pensemos en al menos seis posibilidades.»

6. Las 3 R y una U para evaluar ideas de la lluvia de ideas: «Las soluciones

alentadoras deben ser (1) relacionadas, (2) razonables, (3) respetuosas y (4) útiles.

¿Quién puede ver las soluciones que necesitamos eliminar porque no están

relacionadas, no son razonables, respetuosas o útiles?”

7. Elegir una solución: después de la lluvia de ideas, podéis hacer una selección.

“¿Queremos limitarlo a una solución que todos podamos aceptar, o intentar más de una? Podemos evaluar cómo funcionó la solución o las soluciones durante nuestra próxima reunión en una semana.”

8. Cierre de la reunión: por último, llega la despedida. Resume las conclusiones, planea la fecha de la próxima reunión y da las gracias por la asistencia y participación. También puedes leer una cita inspiradora o «lectura» y buscar un voluntario para que la traiga a la próxima reunión.

Este enfoque puede ayudarte a organizar reuniones efectivas para el claustro que fomenten docentes felices en escuelas felices. 

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